GIẢI TRÌNH CHÊNH LỆCH BHXH VỚI DỮ LIỆU QUYẾT TOÁN THUẾ TNCN  

1. Căn cứ vào yêu cầu từ phía Cơ quan BHXH, Công ty nên xác định: Có bao nhiêu lao động trong danh sách chênh lệch? Những lao động này vì sao có sự chênh lệch (thường thì cuối mỗi năm, các bạn nên lưu ý các vấn đề trọng yếu để sau này tiện giải trình các cơ quan chức năng).

2. Rà soát các yêu cầu hồ sơ từ phía cơ quan BHXH gồm những hồ sơ gì? Thời gian giải trình là bao lâu? (Nếu nhân sự không kịp thời gian chuẩn bị hồ sơ thì chủ động làm đơn xin lùi thời gian với cơ quan BHXH).

3. Công ty nên ghi chú chi tiết lý do các trường hợp có chênh lệch ở mục 1 vào để mang theo khi giải trình chênh lệch cho cơ quan BHXH.

4. Chuẩn bị hồ sơ lần lượt theo yêu cầu của phía cơ quan BHXH. Thông thường, cơ quan BHXH sẽ  yêu cầu các hồ sơ sau:

- Thang bảng lương của Doanh nghiệp.

- Hồ sơ người lao động có chênh lệch: Hợp đồng lao động, hồ sơ cá nhân, Căn cước công dân, bảng nghiệm thu khối lượng (với Hợp đồng khoán, Hợp đồng thời vụ...), Biên bản thanh lý hợp đồng…

- Bảng chấm công.

- Bảng lương.

- Phiếu thanh toán tiền lương, tiền công.

5. Nộp tiền nợ BHXH, BHYT, BHTN đầy đủ.

6. Sau khi chuẩn bị đầy đủ 5 mục trên thì bắt đầu giải trình cơ quan BHXH. Thông thường sẽ có các nguyên nhân chênh lệch như sau:

- Người lao động thử việc khi hết thời gian thử việc nhưng không đạt tiêu chuẩn làm việc tại đơn vị: Trường hợp này sẽ có hợp đồng thử việc, Căn cước công dân, phiếu đánh giá sau thử việc, bảng chấm công, bảng lương và phiếu thanh toán tiền lương thử việc, trợ cấp (nếu có)

- Người lao động ngoài độ tuổi lao động: Hợp đồng lao động, Căn cước công dân, bảng chấm công, bảng lương và phiếu thanh toán tiền lương.

- Người lao động nghỉ việc trong tháng từ 14 ngày trở lên: Lưu ý là nghỉ việc trong tháng từ 14 ngày trở lên, không phải là làm việc dưới 14 ngày nhé. Nhiều cơ quan BHXH bắt bẻ và truy thu vấn đề này: Hợp đồng lao động, Căn cước công dân, bảng chấm công, bảng lương và phiếu thanh toán tiền lương.

- Người lao động có hợp đồng khoán việc: Hợp đồng giao khoán, CCCD, phiếu nghiệm thu khối lượng, BB thanh lý, phiếu thanh toán tiền, danh sách đội khoán (nếu theo đội).

- Người lao động đã đóng BHXH, BHYT, BHTN ở nơi khác. Nếu có đầy đủ hồ sơ, chứng từ để giải trình, và quan trọng là đã nộp đầy đủ tiền BHXH, thì cơ quan BHXH cũng không có gì bắt bẻ. Hai bên sẽ chốt lại biên bản kiểm tra và ký xác nhận.
Lưu ý trước khi ký biên bản thì cần đọc thật kỹ để tránh các lỗi sai sót do đánh máy, thiếu dấu,…